企業(yè)文書管理規(guī)則

□ 總則

一條 目的

為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。

二條 范圍

本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□ 承辦部門

三條 總收發(fā)部門

總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。

四條 管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營(yíng)業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。
　　(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。
　　(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。? 　　(四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。

五條 主辦及會(huì)辦部門

(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書的主辦部門，如有涉及其他部門時(shí)，其他部門則為該項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。
　　(二)本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門。

□ 行文

六條 行文類別

(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。
(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。
(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。
(四)簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。
(五)電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。
(六)表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。
(七)其他：
.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤�；訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤��?br>.會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。

七條 行文名義、署名及印信借用

(一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：
.以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章：
屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。
.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：
對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。
.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。
①對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。
②對(duì)當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。
③對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。
④總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。
.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。
對(duì)本款二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。
營(yíng)業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商之行文。
.以部門名義，由廠處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章。
營(yíng)業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商的行文。，