企業(yè)文書管理規(guī)則(三)

十一條 收(發(fā))文字號的制定管理

(一)對外行文的字號
.公司：x?x?(x?)總字○○○○號。x?x?為公司簡稱；x?為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號。
.事業(yè)部(含直屬部門)：x?x?(x?)x?字○○○○號(x?為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。
.營業(yè)部門：由各公司總經(jīng)理室制定。
(二)對關(guān)系企業(yè)行文的字號
.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。
.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。
(三)收發(fā)文編號
.由文書管理部門按份依流水號碼一文一號編列。"業(yè)務(wù)接洽便函"另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。
.復(fù)文以收文號碼為發(fā)文號碼，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。
.主動發(fā)文號碼與一般收復(fù)文號碼采取同一編號順序。

ⅱ.與外界來往文件

十二條 收文

(一)登記、分文
來文由收發(fā)人員拆封后，于"收(發(fā))文登記單"登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。
(二)文件的分送
收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存"收(發(fā))文登記單"一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余二、三、四、五聯(lián)連同來文以"分文專用卷宗"送交經(jīng)辦部門主管核定"要""否"答復(fù)及處理期限，記入"收(發(fā))文登記單"二、三、四、五聯(lián)，二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于"分文專用卷宗"退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。
(三)文件交辦
經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入"收(發(fā))文登記單"三、四、五聯(lián)，留存三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。?
(四)文件處理
.經(jīng)辦人辦理文件時(shí)，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。
.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于"收(發(fā))文登記單"四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí)，得以"文書簽辦單"補(bǔ)充，簽辦單隨同"收(發(fā))文登記單"五聯(lián)流程處理)，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文(復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將"收(發(fā))文登記單"三聯(lián)抽出銷案。
.收發(fā)人員收到辦妥的來文及"收(發(fā))文登記單"四、五聯(lián)時(shí)：
①如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號填記于四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記一聯(lián)，抽出原留存的二聯(lián)銷案，并將五聯(lián)同文件歸檔，將四聯(lián)退還經(jīng)辦人。
②如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵；來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號填記于四、五聯(lián)后，五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的二聯(lián)銷案(如需待復(fù)者，則將二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催)，再將四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。
.來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。

十三條 主動發(fā)文

(一)擬稿、登記
經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附"收(發(fā))文登記單"一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。，