企業文書管理規則(六)

企業文書管理規則
.來文定有答復期限者，應盡力于來文所定期限內處理完畢。
.計劃、試驗、研究、開發、規章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應斟酌實際需要分別規定其處理期限。
.監印人員原則上于當天完成用印。
.文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日。
.簽呈案件，按分層負責的決行層次，由各公司自行訂定時限。

二十五條 文件稽催

(一)經辦人如未能如期辦妥文件，應于處理期限屆滿前，經請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發人員更改處理期限。
(二)收發人員應按日檢查催辦聯，到期未見辦妥銷案者，應先以口頭通知經辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應即以"文書催辦單"一式二聯，送經辦部門主管交由經辦人填注"擬完成日期"及"遲延原因"經主管批核后，經辦部門自存一份，一份送還收發人員繼續依期稽催，收發人員應隨時將稽催情形記錄于稽催聯。

二十六條 發送方式

文書發送方式分為專送、郵寄(信、限時、掛號、航空)
電報(尋常、加急、書信、打字)及集運等，經辦人應于文書底稿上注明。

二十七條 文件遞送

(一)呈閱文件的遞送方式
文件呈閱、呈判、會辦時，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機密，緊急或a類案件，則以桔紅色卷宗遞送。
(二)部門間文件的遞送
.發文及受文部門在同一廠區內，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯送請請受文部門簽收后取回稽催。
.發文及受文部門在不同廠區者，發文部門收發人員需將文件依受文部門地區別以(處)、部(室)為單位裝入"內部信封"予以遞送，"內部信封"僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經辦人姓名，由受文部門收發人員統一拆封分發。
.各公司于各辦公地區應設一文件"寄送中心"，總公司為各公司總經理室，各公司(工廠)所在地為總務部門，各"寄送中心"得規定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。
.收發人員將文件遞交"寄送中心"后，"寄送中心"人員應將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開具"文件遞送清單"一式三聯，一聯自存，二、三聯
連同文件匯總裝入地區別專用"文件袋"寄送。收文地區之"寄送中心"人員收到"文件袋"拆開后，即以"文件遞送清單"二、三聯連同文件送交各廠(處)收發人員簽收后留存二聯，三聯以當天"文件袋"送還原發文的"寄送中心"存查。
.總管理處各部、室、中心寄送各廠區的文件，一律遞交各公司的"寄送中心登記轉送。
? .總公司各"寄送中心"的"文件袋"，需于下午五時前送交總管理處總務部門統一運寄。
.原則上文件應隨到隨送，不得積壓，"寄送中心"人員須于每日上午上班后分鐘內將"文件袋"內文件分送各廠(處)、部(室)收發人員簽收。

□ 印信

ⅰ.印信種類?

二十八條 種類?

(一)公章：各公司向主管機構登記之公司印鑒及特定業務專用之公司印信。
(二)職章：〖zk(〗.董事長、各公司總經理刻有公司名銜及職別的印信。
.刻有職別及特定業務專用的主管印信。
(三)職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。
(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對企業外行文之部門，應于部門章上加注"對內專用"之字樣。
(五)校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及"校對章"或"騎縫章""附件章"等字樣之印信。，