企業(yè)文書管理規(guī)則(五)

□ 文書處理方式

十七條 文書結(jié)構(gòu)

(一)公告：以"主旨""依據(jù)""公告事項(xiàng)"三段式斟酌運(yùn)用。
(二)函、簽呈：以"主旨"、"說明"、"辦法"、"請(qǐng)求、擬辦或建議"三段式斟酌運(yùn)用。
(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。
(四)采用語體文以達(dá)到"簡、淺、明、確"的要求，可用表格處理的盡量利用表格。

十八條 信函處理

(一)指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。
(二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。

十九條 簽呈處理

(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。
(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級(jí)以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于"簽呈事務(wù)備查表"轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記"批示"情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及"簽呈事務(wù)備查表"后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。

二十條 合約處理

(一)訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。
(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。
（三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。
保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩?/p>

二十一條 副本及圖書處理

副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。

二十二條 電報(bào)處理

電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。

二十三條 文書處理要點(diǎn)

(一)經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。
(二)為利文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見，避免只簽名而無意見。
(三)經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。
(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。

二十四條 文件處理期限

(一)收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。
(二)分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。
(三)經(jīng)辦人員的處理期限。
.速件、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。?
.一般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。，