企業文書管理規則(九)

四十三條 檔號編定

(一)案件如系新案，應就"檔案分類編號表"，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。
(二)案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。
(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。
(四)檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

ⅲ.歸檔與檔案清理

四十四條 保存期限

(一)歸檔文件，應依目次號順序以活方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用"見出紙"注明目次號碼，以便翻閱。
(二)檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

四十五條 保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
(一)永久保存：.公司章程；.股東名簿；.組織規程及辦事細則；.董事會及股東會紀錄；.財務報表；.政府機關核準文件；.不動產所有權狀及其他債權憑證；.工程設計圖；.其他經核定須永久保存的文書。
(二)XX保存：.預算、決算書類；.會計憑證；.事業計劃資料；.其他經核定須保存XX的文書。
(三)保存：.期滿或解除之合約；.其他經核定保存的文書。
(四)保存：結案后無長期保存必要者。
(五)規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

四十六條 檔卷清理

(一)管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每度更換時，依四十五條的規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內注明銷毀日期。
(二)保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將"收(發)文登記單"五聯附注在其保留文件上，并在五聯上注明部分銷毀之日期。
ⅳ.調卷

四十七條 調卷程序

(一)各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具"調卷單"經其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。
(二)管檔人員接到"調卷單"經核查后，取出該項檔案，并于"調卷單"上填注借出日期，將檔案交與調卷人員。"調卷單"則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。
(三)于檔案室當場借閱者，得免填"調卷單"。
(四)檔案歸還時，經管檔人員核查無訛并于"調卷單"填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。"調卷單"由管檔人員留存備查。

四十八條 調卷管理

(一)"調卷單"以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。
(二)調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負二責處理。
(三)調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。
(四)調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應～書管理部門主管同意。

□ 機密文件

四十九條 范圍

(一)生產設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產設備布置圖。
(二) 技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產品配方，產品開發，改良或試驗資料，國外現場實報告及其他技術上屬于機密性之資料。，