檔案工作管理制度(八)

５．正確填寫案卷封面、卷內目錄和備考表各項內容。特別注意按“三要素”原則寫好案卷標題。

即：作者＋時間＋文件名稱＝案卷標題

例：中油新興綜合明細賬

(三)會計報表的立卷方法

１．按度立卷：報與季報、月報因保管期限不同應分別組卷；

２．與會計報表同時形成的文字說明或財務分析，是會計報表的組成部分，應與報表合并立卷，排列在報表之前；

３．集團公司財務報表與分（子）公司上報的財務報表，可按保管期限分別裝訂或合訂成卷，裝訂時注意折疊整齊、三孔一線；

４．每卷均需編寫號，正面寫在右上角，背面寫在左上角。可以用鉛筆書寫；

５．每卷應加案卷封面、封底、卷內目錄和備考表。其填寫要求，同(二)---５條。

聲像檔案管理辦法

六十二條為規范和加強集團公司的聲像檔案管理，特制定本辦法。

六十三條本辦法所稱聲像檔案是指集團公司各部門或個人在開發建設、經營、管理等活動中直接形成的具有保存價值的以錄音、錄像、光盤及磁性載體、照片等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。

六十四條聲像檔案是集團公司檔案的組成部分，必須由檔案室實行集中統一管理。公司各部門應樹立及時收集、定期移交、科學使用的意識。

六十五條收集范圍：

.黨和、上級領導及國際友人視察參觀等；

.集團公司的重要會議、大型活動、外事活動及主要職能活動等；

.反映集團公司先進人物（部門）事跡、活動及集團公司榮獲的獎杯、錦旗、獎狀、證書、獎品等；

.集團公司主要領導的工作照、標準照；

.集團公司重要事件、事故等；

.集團公司職工日常文體娛樂活動；.基建工程建設前期準備階段：建設前的原貌（包括原建筑物、構筑物及周圍的環境）；重要的搬遷、拆除、場地平整情況；建設工程奠基、開工儀式，工程項目的招投標活動及重要合同的簽字儀式；工程設計模型等；

.工程建設施工階段：建（構）筑物沉降、位移、傾斜、變形及防水、防腐處理；整體工程施工現場情況；隱蔽工程的施工安裝及處理；結構、電氣、消防、防雷及其它保證安全使用的工程設施；各種管線及設備安裝工程；施工過程中新技術、新工藝、新材料的應用；主要的質量檢查、安全檢查、環境檢查、驗收活動（基礎、地下、地上、主體工程）內容；

.工程建設竣工階段：工程竣工、驗收儀式；竣工后建筑物內、外部不同角度的重要局部、全景以及夜景；反映工程獲質量評審等級、頒獎活動及授予的獎杯、證書等內容。

六十六條收集時間和方法

.由于聲像載體的特殊性，聲像檔案資料應由形成部門在拍攝后由兼職檔案員及時整理并于一周內向檔案室歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間；

.工程建設聲像資料由市場項目管理部隨時收集，按工程建設的前期準備、施工、竣工階段（參見本辦法四條、、規定）向檔案室移交。

.檔案室應隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。

六十七條收集要求

錄音帶、錄像帶、光盤、照片和文字說明要齊全、完整。 ，