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    2019年公司行政后勤管理制度(三)

    更新:2023-09-18 20:21:03 高考升學(xué)網(wǎng)
    公司行政后勤管理制度
    (二)圖書(shū)登記內(nèi)容應(yīng)包括購(gòu)買日期、書(shū)名、編號(hào)、價(jià)格、保管部門、保管人等六項(xiàng)。
    三 條: 圖書(shū)的借閱
    (一)借閱圖書(shū)者必須向圖書(shū)管理員辦理借閱手續(xù)后才能借書(shū)。
    (二)借書(shū)者須妥善保管圖書(shū),如有污損或丟失,按原價(jià)賠償。
    七章電子郵件管理
    一 條:公司職員應(yīng)按要求使用電子郵件,以求高效、規(guī)范地傳遞信息。
    二 條:郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題,主題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。
    三 條:篇幅少于一百字的文件,建議直接作為電子郵件正文輸入。
    四 條:所有職員每天應(yīng)最少安排三次時(shí)間(上午上班后、下午上班后、下午下班前)查看郵件,以便及時(shí)閱讀和處理公司的信息。
    五 條:下列文件必須以有紙方式存檔:
    (一)與金融機(jī)構(gòu)往來(lái)的憑證、帳單等;
    (二)建筑圖、裝修圖及其它圖案設(shè)計(jì)稿等;
    (三)財(cái)務(wù)管理、審計(jì)工作需要的原始單據(jù)、憑證;
    (四)公司已簽訂的各種合同、協(xié)議等;
    (五)公司已對(duì)外發(fā)出的各類函件;
    (六)各部門認(rèn)為有必要保存原件的其他文件。
    六條:郵箱設(shè)置及保密
    (一)職員離職,總經(jīng)理辦公室應(yīng)及時(shí)取消其個(gè)人郵箱。
    (二)職員應(yīng)保護(hù)好個(gè)人郵箱密碼,并定期修改密碼,如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露,應(yīng)及時(shí)作出更改。
    (三)未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán),任何人不得查看他人郵箱的內(nèi)容。
    七條:郵件報(bào)批跟進(jìn)
    (一)為避免報(bào)批郵件流程進(jìn)展緩慢,一報(bào)批人應(yīng)逐級(jí)跟進(jìn)。
    (二)為提高信息扁化程度,鼓勵(lì)報(bào)批同時(shí)抄送二環(huán)節(jié)審批人。
    (三)群發(fā)郵件提倡發(fā)送部門、工作小組。
    八章 辦公管理
    一 條:職員上班時(shí)間應(yīng)佩帶好工作牌。
    二 條:辦公時(shí)間內(nèi)應(yīng)保持飽滿的精神狀態(tài),微笑面對(duì)同事及任何來(lái)訪者,使用敬語(yǔ),維護(hù)良好的公司形象。
    三 條:保持辦公臺(tái)面整潔,辦公文具、紙張等用品應(yīng)擺放整齊。工作位隔板上不得張貼,離開(kāi)辦公位應(yīng)及時(shí)將座椅歸位。
    四 條:電話鈴響三聲之內(nèi)接電話,先說(shuō)“您好”,再報(bào)出所在部門名稱及接聽(tīng)電話人姓名。接聽(tīng)電話應(yīng)簡(jiǎn)單明了,盡量小聲,以免影響其他同事辦公。
    五 條:如部門同事不在辦公位,應(yīng)及時(shí)接聽(tīng)其電話,待同事返回時(shí)告之。
    六 條:接待來(lái)訪、業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在指定區(qū)域或會(huì)議室,避免影響他人辦公。來(lái)賓一般不得進(jìn)入辦公區(qū),如確因工作需要,應(yīng)由相關(guān)部門人員帶入。
    七 條:辦公時(shí)間應(yīng)堅(jiān)守工作崗位,暫時(shí)離開(kāi)時(shí)應(yīng)知會(huì)同事或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。
    八 條:辦公區(qū)域內(nèi)不準(zhǔn)大聲喧嘩、聊天,禁止吸煙、就餐、吃零食。
    九 條:上班時(shí)間不允許看報(bào)刊雜志及與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站、書(shū)籍。
    十 條:職員下班離開(kāi)公司前應(yīng)關(guān)閉電腦主機(jī)和顯示屏電源。
    十一 條:總經(jīng)理辦公室將每月定期進(jìn)行全面檢查與不定期的抽查,任何形式的批評(píng)都將會(huì)影響到部門負(fù)責(zé)人和其本人的績(jī)效考核成績(jī)。
    九章 會(huì)議管理
    一 條:各部門召開(kāi)會(huì)議如需使用會(huì)議室或洽談室,會(huì)議組織者須提前向前臺(tái)預(yù)約。如需提供會(huì)務(wù)設(shè)備和服務(wù),應(yīng)提前半天知會(huì)前臺(tái),以便做好準(zhǔn)備。
    二 條:會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議前準(zhǔn)備好會(huì)議相關(guān)資料。在使用會(huì)議室時(shí)應(yīng)小心使用設(shè)備,離開(kāi)會(huì)議室時(shí),應(yīng)知會(huì)相關(guān)人員關(guān)閉設(shè)備、電源、門等。
    三 條:公司級(jí)、跨部門會(huì)議通知一律由前臺(tái)下發(fā),并按《廣州公司會(huì)議通知》格式填寫。前臺(tái)在會(huì)前確認(rèn)與會(huì)人員是否“接受”會(huì)議通知,并根據(jù)接受情況編制《會(huì)議簽到表》,會(huì)議組織者根據(jù)簽到情況進(jìn)行會(huì)議考勤管理。,
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