你永遠不應該舉行的一種員工會議

　　這種會議不但不會讓你的團隊更有效率，相反它會讓你們更難把事情做完。

　　許多工作場所都會舉行頻繁的會議，一個團隊的所有人聚在一起(實際地聚在一起或者是虛擬地聚在一起)對他們各自的項目狀態做口頭匯報。

　　這些“更新會議”(又名“員工會議”)據稱會有用，因為他們鼓勵“更好的溝通”。但是我不敢茍同。

　　在我看來，只有在團隊成員之間有必要協調活動的時候才要進行溝通。如果這種需求不存在，那么“更好的溝通”只會造成干擾。

　　例如，從事商業程序研究工作的程序員不需要知道市場營銷活動的狀態。同樣，市場部門的人也不需要知道技術里程碑的細節。

　　作為一般的規則，商業溝通應該建立在“需要知道”的基礎上，并非要保密，而是因為如果你不需要了解某種東西，你再去考慮這種東西就是在浪費時間和精力。

　　然而，為了便于討論，讓我們假設你的團隊確實需要更好的溝通。如果是這樣，讓每個團隊成員書寫并且分發一份總結會更加有效，而不是舉行更新會議。

計算一下

　　我們想象你在一個擁有10個人的團隊中。如果一次更新會議中每個人需要15分鐘，那么你消耗掉每個人的時間是150分鐘，所有人的時間加起來是1500分鐘(即，一次10個人參加的2個半小時的會議)。

　　相比之下，如果每個人都花15分鐘的時間寫一篇總結，你消耗掉的書寫時間是150分鐘，因為大多數人閱讀(或者略讀)的速度要比他們聽的速度快上10倍，所以每個人只需要再用15分鐘就可以看完(也就是1.5 X 10)，所有人閱讀的總時間為150分鐘，因此所有人用的時間總計為300分鐘。

　　因此，寫總結的效率比更新會議的效率要高出5倍。

　　但是，讓我們假設團隊中的每個人寫東西都很慢，每個人需要30分鐘的時間寫狀態總結。那么花費在寫總結上的總時間就是300分鐘。

　　同樣，我們也假設團隊的每個成員都有點愚鈍，需要三分鐘去瀏覽每一份總結。在閱讀上花費的時間就是300分鐘，人們用的總時間加起來就是600分鐘。

　　這樣做仍然比在會議上給出最新狀態的效率高出2.5倍。

迫使關注

　　總結與會議相比還有其它優勢。寫總結迫使你專注于真正重要的事情。它也允許團隊成員在閱讀的時候略過與他們無關的信息。

　　此外，想要進行一次更新會議，你必須要協調每個人的時間表，這就意味著要有路上的時間、啟動時間、連接設備等等的時間。相比之下，寫總結和看總結都是在作者和讀者方便的時候進行。

　　更新會議還有轉變為閑扯的傾向，每個人都必須要通過評論或者反對其他人說的所有事情來證明他或她重要。如果你曾經在某個地方工作過，你會知道我在此說的是什么意思。這樣的活動不僅僅是徒勞的，而且還會適得其反。

　　此外，根據我的個人經驗，更新會議比其它類型的會議更容易陷入鼠洞。

　　有些人可能沒有聽過鼠洞這個術語，它的意思是對你不能采取任何行動的事情(例如經濟)或者某些本質上很愚蠢的東西進行討論(就像“我們的產品真的符合Web 3.0嗎?”)。

　　更新會議的與會者能否浮出鼠洞并非是未知數，因為他們的狀態報告包含不好的消息，所以他們想要拖延時間。然而，這個策略對于寫總結來說并不適用。

　　簡而言之，雖然舉行啟動會議和討論接下來做什么的會議可能會有用，但是僅僅為了獲得每個人最新狀態的會議是在浪費時間(因此是在浪費金錢)。