怎樣利用會議與員工溝通

會議是組織生活的一項重要活動。作為一種企業管理溝通方式，會議非常重要。它為領導者提供了傳播愿景、制定戰略計劃，以及制定威脅和機會應對計劃的機制。會議還有助于集思廣益，并提高員工的參與度。

在組織內部，會議對員工社會化、員工關系建設，以及文化的形成起到了巨大作用。會議除了能探討亟待解決的議題之外，還可加強正式或非正式的報告結構，提供有關組織價值、權力傳遞等的線索。就成本而言，沒有免費的會議。將一位CEO和幾位副總裁聚到一起幾個小時，可能會耗資數萬美元。然而，與那些有價值、富有成效的會議相比，有太多的會議是在浪費時間。

人們實際花在會議上的時間有多少?員工有沒有被過多的會議折騰得焦頭爛額?在員工眼中，他們花在會議上的時間到底有多浪費?企業怎樣才能更好地利用會議時間?

一、要花多少時間

據招聘網調研團隊保守估計，普通員工每周花在例行會議上的時間大約是6小時，管理人員花的時間比普通員工多。據估計，高級經理每周參加會議的時間大約是23小時。一般來講，大型組織的員工參加的會議比小型組織的多。很少有跡象表明，會議的數量在趨向穩定，或者有所減少。有研究顯示，從20世紀60年代到80年代，普通經理參加的會議的數量翻了一番。一項針對1，900名企業領導者的調查表明，72%的人認為花在會議上的時間比過去5年增加了;49%的人預計將來花在會議上的時間會增加。會議的數量不是在減，而是在加。

在很大程度上，會議時間的增加是由于現在組織本身的變化造成的。如今的組織變得比以往任何時候都更為扁，層級當然也更少了。他們的團隊采用自我管理，企業傾向于向下面的員工充分授權，追求改進�；�于員工擁有組織所需的重要信息和其他資源的假設，即通過員工之間的互動可以激發重要和創新理念，會議通常被當作一種溝通媒介。

有多不堪負荷， 可能有人會認為，花太多的時間參加會議，會影響員工的士氣。然而，研究人員發現，人們參加會議的情況(參加會議的數量和時間)與工作滿意度之間沒有直接關系。另外，他們發現，參加會議的需要與工作滿意度之間的關系取決于個人的“上進心”。有實現工作目標強烈愿望的人，隨著所參加會議數量的增加，工作滿意度會降低;目標感不強的人，實際上渴望參加更多的會議。

就質量而言，被認為效率低下的會議，對員工在工作日結束時的感覺及其總體工作滿意度有很大的負面影響。有三項不同的研究表明，對工作滿意度影響最大的因素，是人們對所參加會議效果的感覺。如果會議的時間延長，負面感覺會加劇。如果一個員工參加的是一個亂糟糟的會議，他會感到壓抑，會對工作產生不滿，會更想離開。

二、真那么糟糕嗎

當我們告訴一名普通的企業員工或領導者，我們正在做會議研究時，許多人都有一種所謂的“會議地獄”的感嘆。我們收集到的一些數據與我們碰到的上述情況是一致的，即超過半數的被調查人員表示，他們會公開抱怨會議。然而，“會議抱怨一族”中的多數人都承認，事實上會議并沒有像他們說的那么糟糕。

當從會議效果的角度去了解會議的總體情況，絕大多數人的回答都是正面的—大約17%的人認為很好和非常好，42%的人認為好，25%的人認為不好也不壞，只有15%的人認為不好或很糟糕。當被問及最一次會議的效果時，做正面回答的就更多了—36%的人認為很好和非常好，33%的人認為好，16%的人認為不好也不壞，16%的人認為不好或很糟糕。對最一次會議做出正面評價的員工中，超過半數的人認為，他們從會議中看到了改進的機會。