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    人事檔案歸檔制度

    更新:2023-09-15 14:30:00 高考升學(xué)網(wǎng)
    人事檔案歸檔制度一、人事檔案保管制度
    □ 目 的
    一,保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中,情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容,而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。
    二,維護(hù)人事檔案材料完整,防幟料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。
    三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔 案材料 的前提和保證。
    □ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
    建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。
    ()材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
    ()檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
    檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn),蟲蛀 等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫(kù)房門窗是否完好,有無其他存放錯(cuò)誤等。 檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):
    ——突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
    ——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
    ——發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
    ()轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
    ①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
    ②在檔案底賬上注銷;
    ③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
    ④按發(fā)文要求包裝、密封。
    在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。
    ()保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
    ①對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
    ②庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。
    ③庫(kù)房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
    ④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公場(chǎng)合。
    ⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。

    ⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
    ()統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):
    ①人事檔案的數(shù)量。
    ②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
    ③檔案整理情況。
    ④檔案保管情況。
    ⑤利用情況。
    ⑥庫(kù)房設(shè)備情況。
    ⑦人事檔案工作人員情況。
    二、人事檔案利用制度
    □ 目 的
    一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中, 應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。
    二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按 照這些制度行事,這是對(duì)工作人員的基本要求。
    □ 人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式:
    ()設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫(kù)房?jī)?nèi)或靠庫(kù)房的地方,
    以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn),如便于查閱指導(dǎo),便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟 ,
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