人事檔案歸檔制度(二)

人事檔案歸檔制度
失等。這是人事檔案利用的主要方式。
()借出使用。借出庫(kù)房須滿(mǎn)足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；
公安、保衛(wèi)部門(mén)因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，到期未還者應(yīng)及時(shí) 催還。
()出具證明材料。這也是人事檔案部門(mén)的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔 案部門(mén)按有關(guān)文件規(guī)定寫(xiě)出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。
.人事檔案利用的手續(xù)
在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的 重要保證。
()查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫(xiě)出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫(xiě)明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門(mén))蓋章。負(fù)責(zé) 人簽字；最后，由人事檔案部門(mén)審核批準(zhǔn)。人事檔案部門(mén)對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
()外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門(mén))寫(xiě)出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。
其次，借檔單位(部門(mén))蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。
再次，人事檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱(chēng)、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人 員簽字。 最后，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷(xiāo)。

()出具證明材料的手續(xù)：?jiǎn)挝�、部門(mén)或個(gè)人需要由人事檔案部門(mén)出具證明材料時(shí) ，需履行以下 手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門(mén))開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章 ；其次，人事 檔案部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門(mén)有關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

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