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    進出口貿易作業標準化手冊范例(二)

    更新:2023-09-16 08:56:55 高考升學網
    進出口貿易作業標準化手冊范例

    ()客戶電報限當日回電,客戶信件,除按經理指示期限外,限三日內回函。?

    ()接到客戶電話,應將通話內容記入電話記錄上(附表..),呈經理批閱,并依指示處理。電話記錄一式兩聯,處理程序同電報、信件。處理完成后,一聯依順序歸入電話記錄檔,二聯按客戶別歸入客戶檔。?

    .報價:?

    ()業務科接到客戶詢價之電報或信件,應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后,挑選產品item,呈經理核可后,打報價單(附表..),必要時修剪樣品照片,貼于報價單上。?

    ()報價單一式兩聯,一聯寄客戶,二聯存客戶檔。?

    .訂單確認:?

    ()業務科接到客戶訂單,即依訂單內容,填成交卡(附表..)交專業人員,讓廠商確認買價及交貨期后,打sales confirmation(s/c)(附表..),s/c一式五聯,一、二、三聯寄客戶,四聯存業務科待辦卷,五聯存客戶檔,并將訂購品名、數量、單價、金額、交貨期、生產廠商填入客戶檔。?

    .開立境內訂單:?

    () 業務科依據s/c及成交卡開立境內訂貨單(附表..)。?

    () 訂貨單一式四聯,一聯交售方存查,二聯存業務科待辦卷,三聯交專專業

    人員,據以協調廠商填寫生產及驗貨進度表,四聯交售方簽認后存廠商檔,并將訂購品名、數量廠價、交貨期等,記入廠商檔。?

    ()業務科依據s/c及訂貨單填寫產品表。?

    .生產督促及催開l/c:?

    ()業務科專業人員依據生產及驗貨進度表進行督促,填寫實際生產進度,于每周業務會報時提出報告,必要時現場取樣攜回核驗。?

    ()業務科依每筆s/c所訂l/c開立日期,催開l/c。?

    ()收到客戶開來之l/c,應立即核對交易內容是否相符,若與原來的s/c內容不符,應即要求客戶修改l/c,或協調廠商修改訂貨單內容,修改訂貨單處理程序與開立境內訂單相同。?

    .出貨:?

    ()出貨前,業務科聯絡船公司確定船期,填寫裝船預計表,同時聯絡專業人員,確定裝柜日期及地點,通知拖車公司將貨柜拖到指定地點,以備裝柜。?

    ()裝船預計表一式三聯,一聯交報關行簽shipping order(s/o),二聯業務科存查,三聯交專業人員據以驗貨。?

    ()裝柜完成后,專業人員立即回報每一種貨品實際出貨數量、箱號、凈重、毛重、材數、及退稅方式,由業務科通知報關行修改,并通知報關行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結關前一日寄達本公司,匯送報關行。退稅清表上須用中文謄寫。?

    .押匯(出貨通知):?

    ()結關后三日內,業務科自報關行取得提單及押匯文件,經與l/c條款核對相符,呈經理簽名后送銀行辦理押匯,并隨時追蹤押匯程序,確定銀行已經撥款后,通知銀行取回結匯證實書。海關簽放的輸出許可證(cbc)六聯交會計,影本存待辦卷。?

    ()每筆貨品出口后,業務科依出口內容,套打出貨通知單(shipping advice letter),一式三聯,一聯(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶,二聯(副本)及一份完整出口文件副本(包括l/c,cbc六聯,裝船預計表二聯)存入出貨文件檔,三聯(副本)存入客戶檔。?

    ()業務科依據實際出口內容,分別填入客戶檔、產品檔及廠商檔。?

    .?付款:?

    ()每筆貨品出口后,業務科于結關后三日內收集廠商寄來的發貨單、銷貨發票、及專業人員填具驗收記錄之裝船預計表三聯,核對無誤后送會計。?

    ()會計復核業務科轉來的付款憑證,確定該筆出口已經押匯入帳后,即開立付款傳票,呈經理核示后,開立結關后天之支票支付貨款,并于所有付款憑證上加蓋"付訖"戳記。

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