進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊范例(二)

()客戶電報限當(dāng)日回電，客戶信件，除按經(jīng)理指示期限外，限三日內(nèi)回函。?

()接到客戶電話，應(yīng)將通話內(nèi)容記入電話記錄上(附表..)，呈經(jīng)理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯(lián)，處理程序同電報、信件。處理完成后，一聯(lián)依順序歸入電話記錄檔，二聯(lián)按客戶別歸入客戶檔。?

.報價：?

()業(yè)務(wù)科接到客戶詢價之電報或信件，應(yīng)立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產(chǎn)品item，呈經(jīng)理核可后，打報價單(附表..)，必要時修剪樣品照片，貼于報價單上。?

()報價單一式兩聯(lián)，一聯(lián)寄客戶，二聯(lián)存客戶檔。?

.訂單確認(rèn)：?

()業(yè)務(wù)科接到客戶訂單，即依訂單內(nèi)容，填成交卡(附表..)交專業(yè)人員，讓廠商確認(rèn)買價及交貨期后，打sales confirmation(s/c)(附表..)，s/c一式五聯(lián)，一、二、三聯(lián)寄客戶，四聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，五聯(lián)存客戶檔，并將訂購品名、數(shù)量、單價、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。?

.開立境內(nèi)訂單：?

() 業(yè)務(wù)科依據(jù)s/c及成交卡開立境內(nèi)訂貨單(附表..)。?

() 訂貨單一式四聯(lián)，一聯(lián)交售方存查，二聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，三聯(lián)交專專業(yè)

人員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗貨進(jìn)度表，四聯(lián)交售方簽認(rèn)后存廠商檔，并將訂購品名、數(shù)量廠價、交貨期等，記入廠商檔。?

()業(yè)務(wù)科依據(jù)s/c及訂貨單填寫產(chǎn)品表。?

.生產(chǎn)督促及催開l/c：?

()業(yè)務(wù)科專業(yè)人員依據(jù)生產(chǎn)及驗貨進(jìn)度表進(jìn)行督促，填寫實際生產(chǎn)進(jìn)度，于每周業(yè)務(wù)會報時提出報告，必要時現(xiàn)場取樣攜回核驗。?

()業(yè)務(wù)科依每筆s/c所訂l/c開立日期，催開l/c。?

()收到客戶開來之l/c，應(yīng)立即核對交易內(nèi)容是否相符，若與原來的s/c內(nèi)容不符，應(yīng)即要求客戶修改l/c，或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開立境內(nèi)訂單相同。?

.出貨：?

()出貨前，業(yè)務(wù)科聯(lián)絡(luò)船公司確定船期，填寫裝船預(yù)計表，同時聯(lián)絡(luò)專業(yè)人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。?

()裝船預(yù)計表一式三聯(lián)，一聯(lián)交報關(guān)行簽shipping order(s/o)，二聯(lián)業(yè)務(wù)科存查，三聯(lián)交專業(yè)人員據(jù)以驗貨。?

()裝柜完成后，專業(yè)人員立即回報每一種貨品實際出貨數(shù)量、箱號、凈重、毛重、材數(shù)、及退稅方式，由業(yè)務(wù)科通知報關(guān)行修改，并通知報關(guān)行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結(jié)關(guān)前一日寄達(dá)本公司，匯送報關(guān)行。退稅清表上須用中文謄寫。?

.押匯(出貨通知)：?

()結(jié)關(guān)后三日內(nèi)，業(yè)務(wù)科自報關(guān)行取得提單及押匯文件，經(jīng)與l/c條款核對相符，呈經(jīng)理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行已經(jīng)撥款后，通知銀行取回結(jié)匯證實書。海關(guān)簽放的輸出許可證(cbc)六聯(lián)交會計，影本存待辦卷。?

()每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科依出口內(nèi)容，套打出貨通知單(shipping advice letter)，一式三聯(lián)，一聯(lián)(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，二聯(lián)(副本)及一份完整出口文件副本(包括l/c，cbc六聯(lián)，裝船預(yù)計表二聯(lián))存入出貨文件檔，三聯(lián)(副本)存入客戶檔。?

()業(yè)務(wù)科依據(jù)實際出口內(nèi)容，分別填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。?

.?付款：?

()每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科于結(jié)關(guān)后三日內(nèi)收集廠商寄來的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專業(yè)人員填具驗收記錄之裝船預(yù)計表三聯(lián)，核對無誤后送會計。?

()會計復(fù)核業(yè)務(wù)科轉(zhuǎn)來的付款憑證，確定該筆出口已經(jīng)押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經(jīng)理核示后，開立結(jié)關(guān)后天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋"付訖"戳記。