公司辦公自動化管理規定(四)

公司辦公自動化管理規定
.. 電子公文介質[硬（軟）磁盤、磁帶、光盤等]應按下列要求管理：
... 電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。
... 電子公文介質的維護和維修，由公司電算室負責。
... 電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，須進行登記并由兩人監銷，確保不漏銷、不丟失。

..用戶認證管理。

...用戶密碼方式：用戶首次登陸時系統強制更改密碼，日常要求每隔個月修改用戶密碼。

...建議系統采用電子身份認證卡確保系統的安全。

..用戶管理。

...用戶重新審核：將現有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。

...新用戶申請程序：新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表（附后），本部門領導簽字后，到人力資源開發室蓋章確認，由電算室創建用戶。

...用戶權限變更：當對用戶權限有特殊需要時，請填寫用戶權限變更表（附后）。

...用戶變更：人員流動時，由人力資源開發室填寫用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。

...用戶注銷：人員調離，退休、退養、離職時，由人力資源開發室填寫用戶注銷表（附后）提供給電算室，由電算室注銷用戶。

..用戶組管理。

...用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。

...新用戶組申請程序：由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附后），與電算室協商創建。

...用戶組的日常管理：用戶組由電算室進行日常維護。

...用戶組信息的發布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中發布用戶組信息。

..功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。

..系統操作要求。

...要求每天早：打開oa辦公系統，下班時觸發按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。

...上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。

...各模塊的主管理單位負責及時更新信息。

..信息管理要求。

...電子郵件系統：要求經常清理，保證郵件占用空間小于m。

...通知公告、留言板：文檔保留一個月時間，超期后由電算室對文檔進行刪除。

...公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進行維護。

...政策法規、經濟責任制：由企管辦對文檔進行定期維護。

...信息發布、信息收集：由指定部門的專人負責維護。

...對于永久保留的信息由電算室負責備份。

...重要信息主管理部門要自已備份

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經銷商電子公文管理規定。

..每家經銷商一個用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調動，其他人不能登錄。

..上機人員調離工作崗位，新的操作人員應及時更改用戶設置。

..上機操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。

..上機操作人員在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。

..不許將ie瀏覽器設置成“表單自動提示密碼”。

..上機人員不得在郵件系統中向所有用戶群發郵件，一經發現，作為劣跡記入經銷商綜合考評。

..使用人員要每日登錄系統，至少保證早、晚各一次，并及時將一汽貿易總公司的有關信息通知到相關人員。，