董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程

工作內容

工作要求

工作流程

一、 辦公室

內 務

、辦公環境

明亮整潔

一塵不染

家具擺放整齊

辦公桌無文件累積

文件整齊規范

圖書排放整齊

、 每天準時上班。

、 開窗通風。

、 清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。

、 清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。

、 為董事長備好茶水（董事長到辦公室的同時）。

、 每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。

、 及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過夜。

、 每兩周吸塵一次。

、文件管理

流程齊全

分類合理

處理及時

管理規范

、 對所有文件先進行識別，并分類登記，再分別辦理。

、 外來紅頭文件：填寫收文處理單，向周浦秘書辦索要收文編號，及時送批和傳遞發放，并留下記錄。

、 內部紅頭文件：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內，便于董事長看閱。

、 外來公函、通知及文字資料：及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。

、 內部通知、報告：及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。

、 公司各部門（單位）送交董事長簽字的，根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。

、 重要的和緊急的文件，須提醒董事長。

、 每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。

、 根據文件積累的情況及時進行存檔，并作好相應記錄，便于查閱。

二、來賓接待

彬彬有禮

熱情接待

、 笑臉相迎，茶水相待。

、 詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。

、 索要名片。

、 及時向董事長請示。

、 按董事長意見引見，接待（按情況給予續茶水）。

、 根據客人來訪時間及職務等級，征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。

三、會務服務

、 董事會

準備充分

安排周全

接待周到

組織完善

、 會議議程的擬定。

、 確定與會人員。

、 會議通知起草和發送。

、 會議文件的準備。

、 會議場所的確認及會場布置。

、 會議簽到及記錄。

、 與會人員的接待工作。

、 工作會

、 檢查會場環境是否干凈整潔。

、 檢查會議通知是否到位。

、 檢查會議文件準備是否齊備。

、 會議人員的接待。

、 會議期間的服務。