公司文書處理制度

（一）總則
一條 范圍
本公司文書處理均按本制度執行。在特殊情況下的應急處理，事后也須按本制度補齊有關手續。
二條 定義
本制度所指文書，包括以下內容：
．高層決策文書以及基層下達的文件。熱點欄目： XX個人總結
．部門會議文書與轉閱文件。
．合同書、證券、證書和勞動協議書。
．志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。
．收支預算與決算書、賬本票據、憑證、各種明細表、各種規定與計劃書。
．往來書信、電報、任命書、意見書。
．各種報告、各種統計表。
其中“”與“”項文書的處理，原則上按會議決定處理。
三條 類別劃分
上述文書按機密程度、可劃分為以下幾類：
．機密文書
（）絕密。
（）秘密。
（）保密。
．普通文書，即機密文書以外的文書。
．其他文書，如公開發行的書籍、雜志、報紙，以及調查資料類的印刷品或復印謄寫物品的。
四條 適用原則

（二）文書的收發
五條 收發
到達本公司的文書，原則上由總務部或者另行規定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發：
．普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時，編上文書的收發編號，注明收發日期；在文書登記簿上作好登記；由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有關部門有關人員；文書當事人必須簽名蓋章領取文書。但是不涉及特別事項的文書，可以簡化登記手續。
．絕密文書或親啟文書，必須直接送交當事者，由文書當事者開封與處置。
六條 制度時間外的處理
．值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領導的文書，應立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發室的主任，并按其指示處理。 www.foxer.net
．所有到達的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后一個工作日早晨轉交收發室。
七條 收發決定
所有文書的接受、轉交、登記與領取事宜，都必須由收發室主任做出決定與指示。
八條 設立信使
在文書的接受與處理過程中，各部門間經常需要相互傳遞文書；因此，在文書檔案室設一名信使，來回傳遞各類文書。

（三）文書的處理
九條 處理原則
文書處理的基本原則是“準確”與“及時”，并且明確文書處理的責任者。
十條 成文原則
凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。
十一條 特例
對那些并不重要的事項，或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項，只需要事后將處理結果的要點記錄下來即可。
十二條 處理手續
領取文書的部門，按下列規定及時予以處理。
．凡重要事項，或者異常事項，應立即向所在部門主管做出報告，并逐級向上請示，必要情況下必須與其他部門取得聯系，等候并按照上級指示，處理文書中涉及的有關事項。
．如果文書中涉及的事項，與其他部門有關，必須在與其他部門取得聯系后達成一致意見再行事。
．在具體處理時，如果認為有必要請其他部門做出配合，并且其他部門提供配合需要一定的時間，在這種情況下，應事先征得對方的意見。
．如果事情涉及兩個以上的部門，并且難以判斷由何部門出面主持時，應聽取其他部門的處理意見。，