公文處理實施細則(二)

十四條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發到各分公司和各部門，不直接發到下屬子公司。
十五條 發文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發。

□ 公文處理程序

十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。

(一)上級發來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和級發來的文件，均由文秘人員統一簽收、開拆、登記、呈閱、分發并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件，及時呈送領導閱批，如領導出差，立即送辦公室領導處理。
(二)承辦人應根據文件規定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。
(三)凡需辦理的公文，應先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關部門辦理或送領導批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。 各單位收到急件時，應在天內答復并退回文件，一般要辦理的文件，一周內應辦理并退文件，最遲不能超過天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。
(四)加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發出的文件，需要匯報貫徹執行情況的，要及時檢查反饋。
(五)領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。

十七條 發文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。

(一)草擬公文的要求：
.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規定。如提出新的政策規定，應盡量與原來的有關政策相銜接，并加以說明。
.情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。

.引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。
.草擬公文必須使用統一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。
.數字的寫法。正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫。
.章節序數的寫法。一般應按下列順序排列：一層為："一"，二層為"(一)"，
三層為""，四為"()"。
.不要濫用簡稱。月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。
(二)公文審核。公司的文稿在送領導簽發前，應由起草文件部門負責人審核后送辦公室核稿。以工會、社團名義發文的，由董事會和分管領導審核。
審核的重點：
.是否需要行文。
.是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發過的公文是否銜接。
.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。
.處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規定。
.文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。
審核時如發現不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。
(三)公文簽發。公司行政文件，由分管副總經理簽署意見后，由總經理簽發。工會、社團的一般性文件，由分管領導簽發，重要文件，由最高行政領導簽發。
(四)公文擬稿、改稿和簽發，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。，