公司行政管理制度匯總(八)

(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;

(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

三章 立卷歸檔要求

九條公司各單位應在每月底以前將上度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每材料正面的右上角、背面的左上角填寫號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。

四章 檔案保管期限

十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十左右，短期為十五以下，三以上。

十四條確定公司檔案保管期限的原則

(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五章 檔案的鑒定與銷毀

十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。，