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    公司會議管理制度

    更新:2023-09-20 08:21:02 高考升學(xué)網(wǎng)

    會議管理制度

    、目 :為規(guī)范公司會議管理,提高會議質(zhì)量,降低會議成本,特制定本制度。

    、適用范圍:本制度適用于廣州市百利文儀實業(yè)有限公司廣州總部會議管理。

    、管理權(quán)責(zé):

    . 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。

    . 會議提擬人或主辦部門(含各中心/部門)負(fù)責(zé)會議的組織工作,并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。

    . 會議的審批權(quán)限詳見“.會議提擬與審批”。

    會議分類:

    會議名稱

    主題/特點

    類別

    主持人

    參加人

    例會

    (含早會)

    固定時間、固定匯報程序,

    盡量解決即席提出的問題。

    公司例會

    主辦中心/部門

    負(fù)責(zé)人

    部門/中心或公司

    全體人員

    動員會

    發(fā)言固定、沒有討論程序

    公司臨時

    行政會議

    主辦中心/部門

    負(fù)責(zé)人

    會議提擬人提擬

    研討會

    對某一課題或問題切磋、探

    討,不一定有結(jié)果

    公司臨時

    行政會議

    中心/部門

    負(fù)責(zé)人

    會議提擬人提擬

    鑒定/評審會

    對某事物的價值、性能,質(zhì)

    量鑒別,必須有結(jié)論

    公司臨時

    行政會議

    集團總經(jīng)理或其指定

    會議提擬人提擬

    專題會

    為某一專題而開,必須有結(jié)

    公司臨時

    行政會議

    提擬人指定

    會議提擬人提擬

    評比會

    一般在底或某一重大活動

    結(jié)束后召開

    公司例會

    人力資源中心

    總監(jiān)

    會議提擬人提擬

    總結(jié)會

    總結(jié)前一段工作,研究、部

    署下階段工作

    公司例會

    中心/部門

    負(fù)責(zé)人

    會議提擬人提擬

    匯報會

    下級向上級或有關(guān)人員匯報

    工作情況

    公司臨時

    行政會議

    會議提擬人指定

    會議提擬人提擬

    調(diào)度會

    任務(wù)安排,人員派遣,設(shè)備

    物資情況的調(diào)動

    公司臨時

    行政會議

    會議提擬人提擬

    會議提擬人提擬

    部門例會

    各中心/部門固定匯報程序

    部門會議

    中心/部門負(fù)責(zé)人

    自定

    、管理內(nèi)容:

    . 會議提擬與審批。

    ..公司月度例會無須提擬和審批。

    ..公司臨時行政會議、公司度例會由集團總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、集團總經(jīng)理批準(zhǔn)。

    ..部門會議由各部門自行安排,但會議時間、參加人等,不得與公司會議沖突。其中,中心/部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的,應(yīng)向上一級主管部門報批同意;屬例會性質(zhì)的,由本中心另行提擬方案呈報集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

    . 會議計劃與統(tǒng)籌。

    ..每月日前,總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議,統(tǒng)一報集團總經(jīng)理審批后,匯同公司月例會編制《月度會議計劃》,于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。

    ..凡總經(jīng)辦已列入計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時,會議召集部門應(yīng)提前天完成會議提擬和報批手續(xù),并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意,任何人不得隨意打亂正常會議計劃。

    ..會議安排的原則為:小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為:公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。

    . 會議準(zhǔn)備。

    ..會議通知遵照以下規(guī)定:

    、已列入月度會議計劃表的會議,月中無調(diào)整的,不再另行通知,由中心/部門按計劃表直接通知與會人;

    、屬下列情況之一者,按“誰提擬,誰通知”的原則進行會議通知:

    ()未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議;

    ()雖然已列入月度會議計劃,但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明;

    ()其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。

    、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上,通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門;

    、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議,應(yīng)以會議通知單進行書面通知;涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議,主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。

    ..會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定:

    、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等)準(zhǔn)備的組織工作;

    、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實會場,布置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等;

    、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。

    、部門在總部召開的會議需用公會場的,應(yīng)向會議室管理部門(人力資源部)書面提出,由會議室管理部門(人力資源部)統(tǒng)籌安排。

    . 會議組織。

    ..會議組織遵照“誰提擬,誰組織”的原則。

    ..會議主持人須遵守以下規(guī)定:

    、主持人應(yīng)不遲于會前分鐘到達會場,檢查會務(wù)落實情況,做好會前準(zhǔn)備。

    、主持人一般應(yīng)于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標(biāo)、議程推進中應(yīng)注意的問題等,進行必要的說明。

    、會議進行中,主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況,對議程進行適時、必要的控制,并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言,以確保議程順利推進及會議效率。

    、屬討論、決策性議題的會議,主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述,適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

    、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進安排向與會人明確。

    ..與會人須遵守以下規(guī)定:

    、應(yīng)準(zhǔn)時到會,并在《會議簽到表》(詳見附件)上簽到。

    、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅,緊扣議題。

    、遵循會議主持人對議程控制的要求。

    、屬工作部署性質(zhì)的會議,原則上不在會上進行討論性發(fā)言。

    、遵守會議紀(jì)律,與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場。

    、做好本人的會議紀(jì)錄。

    ..多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理主持,集團總經(jīng)理另有授權(quán)的,從集團總經(jīng)理授權(quán)。

    ..公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在小時以內(nèi),根據(jù)會議進行情況確需延時的,主持人須征得與會人員同意。

    ..主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人,考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。

    . 會議記錄。

    ..公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進行會議記錄。

    ..公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定:

    、各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員(一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員,名單報總經(jīng)辦備案),負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。

    、會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要,臨時指定會議記錄員。

    、集團總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作,集團總經(jīng)理另有指定的,從集團總經(jīng)理指定。

    ..會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定:

    、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄,根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。

    、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格,確保記錄的原始性。

    、對會議已議決事項,應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

    、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。

    、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

    ..下列情況下,應(yīng)整理會議紀(jì)要:

    、公司各類臨時行政會議;

    、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議;

    、其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。

    ..會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀(jì)要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。

    ..會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定:

    、本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄,由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管,但用完后的記錄本應(yīng)作為機要檔案及時轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。

    、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。

    ..會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

    . 會議跟進。

    ..會議決議、決策事項須會后跟進落實的,遵照“誰組織,誰跟進”的原則;會議主持人另有指定的,從主持人指定。

    ..集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實,集團總經(jīng)理另有指定的,從集團總經(jīng)理指定。

    ..會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。

    . 獎懲。

    ..獎勵。按《獎懲管理制度》執(zhí)行。

    ..遲到、早退、缺席。

    、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后分鐘內(nèi)未到的,計為遲到。

    、早退。凡參加會議人員,如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前分鐘提前離開

    會場的,計為早退。

    、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的,計為缺席。

    ..處罰。

    、無正當(dāng)理由遲到、早退每次處元的罰款。

    、無正當(dāng)理由缺席每次處以元的罰款。

    、凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的,以上處罰由傳達人承擔(dān)。

    附則。

    . 本制度由集團總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

    . 凡本制度未明確規(guī)定的獎懲,按《獎懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

    . 本制度由集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效,自頒布之日起執(zhí)行。

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