公司規范化辦公程序的若干管理規定(六)

（四） 利用：歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關規定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》）。

（五） 統計：詳見附件《檔案的統計制度》。

（六） 保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

（七） 銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、 印信管理程序：
、 分公司印鑒、介紹信及營業執照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業執照原件及復印件都要通過綜合辦。

、 綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現漏洞，加強對印鑒、介紹信及營業執照的管理。

、 印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續及用印登記，方能辦理。

、 分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續。

、 需使用營業執照原件或復印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續。營業執照原件借出原則上不得復印，并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。

、 介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介紹信開出后未用，應交回綜合辦，附于存根備查。

、 介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。

、 須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經公司主管領導批準。

、 各部室印鑒（包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等），應由各部室專人保管，部門經理監督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續。

、 如工作業務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續。

、 印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養，以確保蓋印清晰。

、 公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。

三、 公函郵寄程序：
、公司公函（包括財務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用ems（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統一辦理。

、一般公函（對時間及安全系數要求不高的），本著降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按信自行郵寄。

、公函辦理ems郵寄時，經手人要嚴格登記手續，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不得拖延。

、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

四、 辦公設備及用品使用程序：
范 圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。，