辦公室主任工作職責(三)

辦公室主任工作職責
指辦公室主任在對行政事務進行管理方面所應有的職能和應盡的責任。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和辦公室工作的實踐，辦公室主任的管理職責主要有兩個方面：
.文書管理
文書工作是機關(guān)日常工作的組成部分，是實現(xiàn)機關(guān)職能的重要手段之一。黨政機關(guān)的公文工作，即指圍繞公文的擬制、處理與保管工作而需要進行的由撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、登記、批辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構(gòu)成的整個運轉(zhuǎn)流程。辦公室作為單位的綜合辦事機構(gòu)的樞紐機構(gòu)，承擔文書工作是其主要任務之一。一般來說，辦公室內(nèi)部均設(shè)有秘書科（股）、資料室、機要室、文印室、收發(fā)室等，分別負責辦理公文工作各個環(huán)節(jié)的具體事宜。辦公室主任對文書工作的管理，主要體現(xiàn)在參照各級黨政機關(guān)制定的機關(guān)公文處理辦法，結(jié)合本單位的具體情況，建立、健全各項有關(guān)制度；指導、督促各文書處理部門的工作，確保公文擬制的適用、準確、周密，確保文書處理的及時、準確、迅速，避免拖拉、積壓而貽誤工作。
.信息管理
辦公室主任輔佐領(lǐng)導決策，發(fā)揮參謀職能，主要是通過向領(lǐng)導提供適用信息和依據(jù)信息出謀獻策而實現(xiàn)的。嚴格地說，信息工作也屬文書工作范疇，但鑒于它是各級辦公室的一項"新興事業(yè)"，而且十分重要，需要辦公室主任予以特別重視。所以有必要將其單列為辦公室主任管理職能中的一項。在這種情況下，辦公室主任應從如下方面對信息工作進行管理。
（）加強對信息網(wǎng)絡的管理。目前，各單位已基本形成以該單位辦公室的信息機構(gòu)為中心包括下級各辦公室信息機構(gòu)在內(nèi)的信息網(wǎng)絡（當然，該級信息機構(gòu)又同時以上級的信息機構(gòu)為中心）。辦公室主任首先應當加強對網(wǎng)絡中心即該辦公室內(nèi)的信息處（科、組）的管理，使其在信息網(wǎng)絡內(nèi)發(fā)揮帶頭、促進作用。其次，還要注意對整個網(wǎng)絡的管理。如健全制度，對下級或同級其他信息機構(gòu)進行業(yè)務指導，組織同行動等等。
（）加強對信息傳遞方向的管理。信息傳遞的方向如何，即與領(lǐng)導決策的需求是順應，還是相逆，這是辦公室主任應當控制、管理的。一般說來，領(lǐng)導決策所需的信息可分為兩種類型：一是"追蹤型信息"，即指領(lǐng)導決策形成并付諸實施以后，通過"跟蹤追擊"迅速反映實施范圍以內(nèi)的有關(guān)動態(tài)；二是"超前型信息"，即指領(lǐng)導決策之前，向領(lǐng)導提供的能夠反映該決策的基儲趨向及效應的"資料信息"，或某個較重要的問題發(fā)生之前反映其跡象、趨勢的"信號性信息"。
（四）協(xié)調(diào)職責
指辦公室主任在聯(lián)系內(nèi)外關(guān)系、溝通上下左右等方面所應有的職能和應盡的責任。辦公室是行政管理工作過程中信息溝通的中樞部門。領(lǐng)導機關(guān)的決策、指令、指示要通過辦公室向各專業(yè)主管部門、職能部門、下屬單位以及全社會傳遞。單位所屬各部門和其他方面反饋回來的信息經(jīng)過綜合匯集到辦公室，辦公室對反饋回來的信息經(jīng)過綜合、分析、篩選，供領(lǐng)導決策時參考。作為各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位辦事機構(gòu)的負責人的辦公室主任，在承上啟下、協(xié)調(diào)各方面的工作中起著重要的作用。，