公司文控中心管理辦法(四)

公司文控中心管理辦法
．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。
．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。
八、文件資料的保管：
．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護(hù)資料的安全；
．公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募�庫保存文件資料；
．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。
九、文件資料借閱、利用工作：
．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》（附件），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。
．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。
．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
．借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽娶拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻英抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。
．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：)提供文件資料原件；)提供文件資料復(fù)印件；)提供文獻(xiàn)索引資料。
．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。
四章文件資料的鑒定和銷毀
．公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
．銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。，