合同自查整改報告

根據(jù)“廣州嶺南國際企業(yè)集團有限公司文件穗嶺南字E2012〕39號”關于開展經(jīng)濟合同大檢查的通知，本部對應通知所提出的各項要求，逐一對所負責的酒店出租物業(yè)的各項租賃合同做了一次徹底的大檢查，重新檢討租賃合同從制定、簽署及管理的每一個環(huán)節(jié)的制度是否完善，以及落實情況。以下是本部現(xiàn)行出租合同簽署的流程和管理規(guī)定的簡要說明，以及通過這次檢查發(fā)現(xiàn)存在問題的情況匯報：

合同自查整改報告

一、花園酒店出租物業(yè)的合同簽署管理規(guī)定

1、花園主要的出租物業(yè)主要包括有寫字樓、公寓和商鋪，如需租用的客戶須遞交以下文件給本部存檔：

1）公司營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復印，如租用寫字樓成立新公司，須由法人代表或親筆授權簽署合同；

2）公司的聯(lián)系電話和地址；

3）租用商鋪需遞交經(jīng)營品牌代理授權書。

2、合同使用統(tǒng)一的由酒店法律顧問審核及酒店內(nèi)部審核一致通過的合同模板，如租戶需要增加及更改合同條款，需先咨詢酒店法律顧問意見，與客戶協(xié)商達成一致意見后，送酒店內(nèi)部審核。酒店內(nèi)部審核程序：需通過使用部門，財務部，總經(jīng)理，內(nèi)稽組意見(10萬元以上)，集團外派財務總監(jiān)等各部門審核通過。

3、租金價格由本部根據(jù)市場價格制定，并通過酒店管理當局同意。

4、合同由本部負責與客戶洽談業(yè)務的租務人員打印、部門總監(jiān)審核后，送酒店總經(jīng)理簽署蓋章，再由該租務人員送租戶簽署，并跟催合同的存檔。

5、花園首層商鋪、4樓以下寫字樓、商鋪的出租及續(xù)租，以及超過1年的租賃合同，需通過酒店遞交備忘錄給董事辦，送集團批示回復后，方可出租。

二、自查中發(fā)現(xiàn)的問題及跟進的措施

1、寫字樓租戶部分沒有營業(yè)執(zhí)照

共有7個租戶沒按合同規(guī)定的時間內(nèi)辦理營業(yè)執(zhí)照

酒店法律顧問許律師的意見，租戶沒有辦理營業(yè)執(zhí)照，酒店會承擔一定的監(jiān)管責任。為避免酒店承擔該監(jiān)管責任，本部已于3月19日再次發(fā)函給上述7個租戶，要求這些租戶須在收到本部發(fā)函的1個月內(nèi)，遞交有效的營業(yè)執(zhí)照，否則，本部將依照租賃合同中的有關規(guī)定考慮終止合同。

2、租戶不愿提交法人代表身份證復印件

一直以來，本部都要求租用寫字樓租戶遞交法人身份證復印件，由于部分公司特別是一些大公司，認為不合理，違反個人隱私。根據(jù)律師的意見，按合同法，簽署合同的主體是公司，不是個人。本部必須有該公司的營業(yè)執(zhí)照，合同上必須蓋有該公司的公章，法人代表身份證不是必須的。因此，本部不再堅持要求客人遞交法人身份證復印件。

3、公寓租戶欠營業(yè)執(zhí)照復印件

由于租用酒店公寓都是些有實力的公司，大部分都是花園長期的客戶，基于這個原因，本部并沒有強制執(zhí)行要求公寓租戶遞交營業(yè)執(zhí)照。而且物業(yè)的同行也沒有這樣要求。根據(jù)律師意見，合同由公司簽署，租戶遞交有效的營業(yè)執(zhí)照復印件，便于本部明確了解合同簽署的主體的情況及責任。本部已要求租戶3月底前遞交有效的營業(yè)執(zhí)照復印件給予本部存檔。

雖然本店出租物業(yè)的經(jīng)營業(yè)務已有20多年的歷史，合同的簽署及管理已制度化、流程化，但仍有可能出現(xiàn)合同條款沒有涵蓋的內(nèi)容，或者執(zhí)行不到位的地方。特別是面對市場及客戶的不斷變化，只有通過不斷的實踐，不斷地更新完善我們的`合同及管理制度，才能避免出現(xiàn)糾紛，保障業(yè)主的利益，從而更好地實施日常管理。

物業(yè)部

企業(yè)合同審查整改報告

）一、2012年度合同管理情況

截止到11月底，XXX公司共簽署100份合同，其中房屋租賃合同72份，財務金融類1份，工程建設類6份，中介服務類14份，信息化類3份，人事勞資類4份，正在執(zhí)行的83份、執(zhí)行完畢的17（其他）份，各類合同均經(jīng)過法律顧問審核把關，合同審核把關率100%，迄今為止，公司未因合同的履行發(fā)生糾紛和訴訟事件。主要做了以下幾方面的工作：一是加強制度的修訂和完善，為規(guī)范合同管理工作，按照XX集團公司要求，結合XXX公司實際，修訂了公司《合同管理辦法》，提高了合同管理的工作效率，責任更明確，使公司合同管理工作更加規(guī)范。二是加強合同管理人員培訓，參加了XXX集團公司組織的合同管理業(yè)務培訓，不僅提高了合同管理人員的業(yè)務素質，同時亦促進了合同管理工作的規(guī)范性和安全性。三是合同管理的組織機構得到完善，在XXX部門設合同管理人員1名，負責擬訂合同管理制度、合同編號、統(tǒng)計、備案管理等工作，確保合同管理工作的有效實施。四是加強落實XXX公司和XXX集團公司合同示范文本的使用，確保合同簽訂零風險。五是對重大合同簽訂均征詢

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外聘律師的意見。公司各部門按照合同管理的規(guī)定履行其職責。

二、合同管理存在的主要問題

1、有個別合同文本存在簽約日期空白情況。

2、合同編號未執(zhí)行集團統(tǒng)一編號規(guī)則。

3、合同文本上未加蓋合同編號。

4、有個別合同審批單上提出審核意見日期與合同文本上的簽字日期不吻合。

5、房屋租賃合同審批表制作不規(guī)范，無分管領導審批意見。

三、問題原因分析

1、由于業(yè)務主辦部門個別職工法律意識相對淡薄、責任心不強、工作嚴謹性不夠，審查部門審查合同疏忽大意，造成合同未簽署日期，從而導致合同瑕疵。

2、XXX公司在XX年XX月XX日以前，隸屬XXX發(fā)展有限公司，定位為XXX業(yè)務辦公室。《合同管理辦法》也一直沿用XXX公司于2015年制定的管理制度，自劃歸XX集團公司后，未及時按照XXX集團公司合同管理的編號要求對合同進行編號。

3、由于XXX公司一直沿用原《合同管理辦法》，原管理制度里面未硬性要求在合同文本首頁注明合同編號，故合同文本首頁未注明編號，但在合同審批單里有注明合同編號。

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4、由于業(yè)務主辦部門工作系統(tǒng)性和計劃性不夠強，造成時間緊張，使合同生效日期超前于相關合同審批簽字日期,即審核審批日期滯后, 致使合同的簽訂未按程序進行審批。

5、XXX公司在XXX年XX月XX日前是以XXX公司的一個業(yè)務部門在運作，因此，租賃合同審批時由當時的部門主任進行簽字即可，因此，無需在合同審批表制作分管領導審批意見欄。

四、整改措施

（一）針對出現(xiàn)的問題進行整改：

1、在合同審批流程結束后，合同承辦人應當嚴格審查合同簽字蓋章及日期，絕不允許有空白日期事項發(fā)生。

2、嚴格執(zhí)行XXX集團公司的統(tǒng)一合同編號制度，公司已著手將XXX公司劃入XXX集團后所簽訂的合同重新按規(guī)定進行編號。

3、下工夫重新整理合同，將每一份合同的編號都標注在合同文本首頁。

4、嚴格審核把關，杜絕審批日期滯后的情況, 有效控制相關風險。

5、按照XXX集團公司的要求重新制作房屋租賃合同審核會簽表，完善租賃合同會簽流程。

另外，還應在合同的基礎管理工作中做好以下幾點：一是認真執(zhí)行按XXX集團公司要求新修訂的《XXXX公司合同管

理辦法》，合同管理的流程要更加明確，合同的決策、審核、審批、簽訂、履行要嚴格遵守國家法律法規(guī)、XXX集團公司的要求進行管理。二是除了要完善合同管理制度外，還應對合同簽訂審批流程、授權委托、印章的使用進行嚴格把關。三是嚴格落實XXX公司和XXX集團公司合同示范文本的使用，確保合同簽訂零風險。

（二）提高合同管理人員素質

提高合同管理人員素質是企業(yè)合同管理的首要任務，又是當前的迫切需要，XXX公司將從以下幾個方面著手：一是選好人員。依照合同管理人員應具有的素質條件，選擇有企業(yè)法律顧問執(zhí)業(yè)資格的人員擔任合同管理人員。二是組織好相關人員繼續(xù)學習。加強員工對法律知識的培訓、學習，提高法律意識，維護企業(yè)的合法權益。三是建立崗位責任制。對合同管理人員必須實行崗位責任制，明確其責、權、利，建立競爭機制，對有貢獻的'合同管理人員給予獎勵。通過以上途徑，全面提升企業(yè)合同管理人員的法律素質。

（三）積極參加“重合同、守信用”活動，提高公司合同管理水

“重合同、守信用”活動，是工商行政管理部門根據(jù)《合同法》的誠實信用原則開展起來的，目的是提高合同履約率，維護市場秩序和經(jīng)濟秩序。公司應主動、積極參與“重合同、守信用”活動，營造“重合同、守信用”的氛圍。