檔案必備知識畢業(yè)后檔案嚴禁個人保管、私拆

　　隨著各大高校畢業(yè)典禮結(jié)束，畢業(yè)生開始集中離校。對于即將走上工作崗位的畢業(yè)生來說，自己的檔案將首次離開學校的“看管”，轉(zhuǎn)至單位、人才等機構(gòu)。

　　記者近日發(fā)現(xiàn)，不少畢業(yè)生離開母校后，最為“犯暈”的，就是和檔案相關(guān)的一系列問題。比如在北京就業(yè)，人事檔案由哪里接轉(zhuǎn)?在京外地區(qū)就業(yè)或出國留學(微博) ，檔案又將怎么辦?近日，北京市人力資源和社會保障局相關(guān)負責人通過新京報公開課，講解檔案有什么作用，如何完成學校到用人單位之間的“接力”。

　　新京報訊人事檔案，記錄著一個人求學、就業(yè)、社會實踐活動等方面情況，如同每個人的“個人博物館”，但又不能自己啟封，因此格外“神秘”。

檔案里裝了什么?

　　高校畢業(yè)生人事檔案的內(nèi)容相對簡單，一般都裝在一個檔案袋里。

　　檔案袋內(nèi)主要包括四方面的內(nèi)容和材料：高中(中專)階段的學籍材料以及參加高考(微博)的報名材料;高中以上學習階段的學籍材料以及每階段的報考材料;《畢業(yè)生就業(yè)派遣通知書》;黨團、社會實踐及體檢等材料，如入團申請書、軍訓總結(jié)表、高考報名志愿表、大學成績單等。

檔案干什么用的?

　　沒有檔案，無疑會為高校畢業(yè)生今后的生活和工作帶來一些麻煩。

　　據(jù)記者整理，養(yǎng)老待遇核準、職稱評審、報考公務(wù)員(微博)、出國出境政審、領(lǐng)生育服務(wù)證等情況，都會用到檔案。

　　其中，養(yǎng)老待遇核準方面，按照養(yǎng)老金待遇的領(lǐng)取規(guī)定，達到國家規(guī)定的退休條件并辦理了手續(xù)，養(yǎng)老保險繳費年限累計滿15年可以領(lǐng)取養(yǎng)老金。但是，養(yǎng)老金并不會“自動”打到參保人的賬戶里，還需要進行養(yǎng)老保險待遇的核準。

　　記者從一些區(qū)縣人力社保局了解到，退休人員核準養(yǎng)老金的一個基本材料，便是職工的檔案。

　　此外，在北京市實行個人繳納基本養(yǎng)老保險費前，連續(xù)工齡也可以視同繳費年限。這個視同繳費年限審核時，也需要用到檔案。

　　而按照北京計生方面相關(guān)規(guī)定，生孩子時，也需要找到自己的檔案，因為需要向女方檔案所在地領(lǐng)取生育服務(wù)證。如果檔案“丟”了，生育服務(wù)證則無法領(lǐng)取。

　　北京市生育服務(wù)證的辦理程序顯示，如果檔案在本單位，生育服務(wù)證到本單位領(lǐng)取;檔案在職介、人才的，需要到職介、人才領(lǐng)取;檔案在街道社保所的，到戶籍地居委會領(lǐng)取。

　　生育服務(wù)證上，除了夫妻雙方基本情況、雙方單位意見外，還需要根據(jù)檔案的所在地，蓋本單位或職介、人才的計劃生育或人事章。

　　檔案的三種去向

　　記者了解到，根據(jù)畢業(yè)生的生源地、就業(yè)單位不同，檔案的“轉(zhuǎn)法”也是不同的。

情況1

已落實就業(yè)單位并簽署《就業(yè)協(xié)議書》

　　●能接收人事檔案的就業(yè)單位

　　簽訂《就業(yè)協(xié)議書》并填寫詳細的人事檔案接收地址—畢業(yè)生將蓋好章的《就業(yè)協(xié)議書》交回學校—由學校按照此地址寄往就業(yè)單位。

　　●不能獨立接收管理人事檔案的就業(yè)單位

　　在注冊區(qū)(縣)的檔案公共管理服務(wù)機構(gòu)或其他檔案管理機構(gòu)建立單位委托存檔關(guān)系—簽訂《就業(yè)協(xié)議書》—由檔案管理機構(gòu)蓋章、填寫詳細的檔案接收地址—畢業(yè)生將蓋好章的《就業(yè)協(xié)議書》交回學校—學校將學生檔案寄送至檔案管理機構(gòu)。

　　備注：這部分畢業(yè)生不必擔心人事檔案接轉(zhuǎn)問題，到單位就業(yè)時及時詢問，確保檔案已順利“著陸”即可。

情況2

畢業(yè)未落實就業(yè)單位或者單位沒有人事權(quán)

　　(單位同時沒在正規(guī)存檔機構(gòu)集體立戶)

　　●未就業(yè)北京生源畢業(yè)生

　　檔案由所在區(qū)縣人才服務(wù)中心接收，自畢業(yè)之日起到初次就業(yè)前可以免收人事檔案管理費用。

　　●其他省市生源畢業(yè)生

　　將會按照生源省市的規(guī)定，將檔案寄回生源省、市、縣的相應接收機構(gòu)。

　　備注：畢業(yè)生找到工作后，還要再辦理一次檔案的調(diào)動與銜接，可以持單位開具的接收函，將檔案從區(qū)縣人才“移交”到相應的存檔機構(gòu)。

情況3

畢業(yè)后出國留學

　　畢業(yè)生的檔案可以參照第2條轉(zhuǎn)回生源地，或轉(zhuǎn)至教育部(微博)留學服務(wù)中心的留學人員檔案室。

　　課堂答疑

檔案可以“私藏”嗎?

　　市人力社保局：按照規(guī)定，個人保管他人、本人檔案的行為都是嚴格禁止的。檔案不可以自己持有，更不可以私自拆封。

　　如果個別學校將人事檔案交給本人轉(zhuǎn)遞，畢業(yè)生需要盡快將密封的檔案交給就業(yè)單位，避免“私拆”和“私藏”。否則，一方面容易丟失，一方面也無法證明材料的真實性。

檔案保管要收費嗎?

　　市人力社保局：一般來說，存檔費用由單位承擔。，北京剛剛下調(diào)過檔案保管費用標準。

　　按照目前的標準，在北京各人才服務(wù)機構(gòu)、職介機構(gòu)的單位及個人委托保管人事關(guān)系及檔案，每份每月10元。畢業(yè)后未就業(yè)的大中專畢業(yè)生，畢業(yè)之日起到初次就業(yè)前，免收檔案保管費。

怎么避免檔案丟失?

　　市人力社保局：畢業(yè)生到工作單位報到后，應注意到單位的人事部門查詢自己的人事檔案是否已及時轉(zhuǎn)達。

　　如果較長時間沒有轉(zhuǎn)達，應立即與學校聯(lián)系，問清楚寄出人事檔案的機要號，以便查詢?nèi)耸聶n案的下落，避免長時間延誤造成的人事檔案遺失。

檔案“丟”了怎么辦?

　　市人力社保局：很多畢業(yè)生一直對檔案“犯暈”，直到需要用檔案的時候，才發(fā)現(xiàn)自己的檔案不知“丟”到哪兒了。對于那些不知自己檔案究竟在什么地方的畢業(yè)生，可以與參加工作前的最后一個學校相關(guān)部門聯(lián)系，非京籍畢業(yè)生也可向生源地的畢業(yè)生就業(yè)工作部門咨詢;畢業(yè)時間較長且已多次變換工作的人，要向最近的就業(yè)單位或自己確認曾存檔的單位或存檔機構(gòu)進行咨詢。